×Organisation, Leitstand & Berichtswesen
Wir legen bei Projekten großen Wert auf eine strukturierte Vorbereitung, die stets mit einer Pilot- und Ramup-Phase einhergeht. Wir setzen unser Augenmerk auf eine fundierte Organisation, die uns einen Leitstand zur Verfügung stellen lässt. Wir stimmen im Vorfeld alle Parameter hinsichtlich Umstellungszeitraum und Besonderheiten detailliert mit dem Kunden ab, um eine optimale Planung zur Verfügung stellen zu können. Und das Berichtswesen? Das offerieren wir ebenfalls: digital und transparent, so dass Sie jederzeit einen gesamtheitlichen Blick auf das Projekt haben.
Organisatorischer Leitstand
Um im gesamten Projektzyklus einen konstant reibungslaufen Ablauf zu gewährleisten, stellen wir einen organisatorischen Leitstand zur Verfügung. Dieser besteht zum einen aus Mitarbeitern, die im direkten Austausch mit den im Rollout eingesetzten IT-Technikern stehen. Zum anderen schließt der organisatorische Leitstand eine Projektleitung mit ein, die wir einem Rollout standardmäßig zur Seite stellen. Sie fungiert als direkter Ansprechpartner für den Auftraggeber und steht im permanenten Austausch mit den involvierten Kollegen.
Technischer Leitstand
Damit nicht unnötig viele Ressourcen beim Auftraggeber gebunden werden, bieten wir einen projektbezogenen technischen Leitstand an. Dieser ist mit Beginn des Rollouts involviert und begleitet vor Ort die Pilot-Umstellungen und Rampup-Filialen/-Standorte. Auf diese Weise verschafft dieser sich praxisnah ein exaktes Bild der technischen Gegebenheiten/Besonderheiten und kann während der eigentlichen Projekt-Durchführung jedem eingesetzten IT-Techniker im Bedarfsfall Auskunft geben. Auch die Erstellung der Dokumentation/Techniker-Installationsanleitung ist durch unseren technischen Leitstand möglich.
Tourenplanung
Zu Beginn eines Rollouts wird mit dem Auftraggeber genau abgestimmt, welche Parameter hinsichtlich Umstellungszeitraum (Projekt-Gesamtdauer, Wochentage, Uhrzeiten, Sperrzeiten, etc.) gelten. Anhand dessen erstellen wir mittels eigens entwickeltem Tool eine routenoptimierte Planung, die ebendiese Planungsvorgaben berücksichtigt.
Issue-Tracking-System
Wir als Bentomax GmbH arbeiten im ganzen Unternehmen mit einem einheitlichen Issue-Tracking-System, welches sich per Schnittstelle an die Systeme des Kunden anbinden lässt. Der Service-Techniker erhält über die dazugehörige Anwendersoftware (App) den jeweiligen Auftrag mit allen benötigten Informationen und hinterlegt unmittelbar nach dem Einsatz sämtliche Dokumentationen, Arbeitsberichte, Bilder und Arbeitszeiten.
Berichtswesen
Oberste Prämisse ist es, unsere Kunden stets auf dem Laufenden zu halten. Zu diesem Zweck bieten wir ein digitales Dashboard an, welches dem Auftraggeber mit Projektbeginn zur Verfügung gestellt wird. Anhand dieses Tools kann zu jedem Zeitpunkt der aktuelle Stand und Fortschritt nachvollzogen werden: von den final geplanten Umstellungen, über die tagesaktuell laufenden Umrüstungen bis hin zu jenen Filialen/Standorten, die bereits umgestellt wurden, gibt es einen transparenten, gesamtheitlichen Blick auf das Projekt. Zudem wird ein digitaler Arbeitsbericht – direkt nach Abschluss durch den Techniker in der Filiale / im Standort – zur Verfügung gestellt. Der Aufbau dieses Berichts wird im Vorfeld mit dem Kunden abgestimmt und kann individuell gestaltet werden.
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